Concorso a premi in Italia: c’è troppa burocrazia?

È opinione diffusa che organizzare un concorso a premi in Italia sia difficilissimo, sfatiamo un falso mito!

Molto spesso i clienti ci dicono che organizzare un concorso a premi in Italia è difficilissimo perché c’è troppa “burocrazia”. Altrettanto spesso, tuttavia, notiamo che questa radicata convinzione si basa su un approccio superficiale o improvvisato alla materia.

Di fatto, indire un concorso a premi è come preparare una torta e ora vi spiego perché!

🍰 La ricetta per un concorso a premi in Italia

Innanzi tutto, come per cucinare un dolce, è necessario conoscere la ricetta.

Ma, affinché il dolce possa avere una buona riuscita, occorre leggere bene e più volte la ricetta prima di iniziare e non aprirla per la prima volta quando si è già ai fornelli: in questo modo è possibile conoscere già ad ogni passaggio quale sarà il successivo e collocarlo nel processo in modo corretto, avendo chiari gli ingredienti (pesi e quantità) e gli strumenti necessari ad ogni passaggio.

Allo stesso modo, conoscere le pratiche necessarie per l’avvio di una Manifestazione a premio, ci permette di arrivare senza sorprese o criticità ai momenti fondamentali presenti nel ciclo del concorso a premi: la redazione del regolamento, la trasmissione della comunicazione di avvio della pratica al MIMIT, la raccolta delle partecipazioni, l’individuazione dei vincitori, la consegna dei premi, la chiusura del concorso.

I passaggi per organizzare un concorso

Ad ogni passaggio è fondamentale sapere quali sono i documenti da trasmettere e quali sono le tempistiche da rispettare per non incombere in sanzioni e per garantire l’efficace coordinamento dei soggetti coinvolti.

I documenti da trasmettere 📝

Regolamento, delega, fidejussione, dichiarazione periziale sul software informatico, tutti i documenti devono essere disponibili, compilati e sottoscritti, nelle giuste tempistiche, oltre che rispettare i requisiti di formato e contenuto richiesti dalla normativa, correttamente in linea con quanto realmente contenuto nella promozione.

All’avvio di una comunicazione di inizio, ad esempio, deve essere trasmesso il regolamento e la fidejussione attraverso il portale telematico del MIMIT, da un utente abilitato al prem@online.

I documenti devono essere controfirmati con chiavetta digitale.

La pratica di avvio deve essere trasmessa con 15 giorni di anticipo rispetto all’inizio della comunicazione del concorso a pubblico.

Una volta decorsi i giorni dall’invio si deve dare inizio alla raccolta delle partecipazioni come descritto dal regolamento e comunicato ai destinatari.

L’assegnazione dei premi 🏅

Nel frattempo, si definiscono le modalità di assegnazione dei premi, che potranno avvenire attraverso meccanismi di sorte o mediante giuria.

Per permettere lo svolgimento di questa fase nel rispetto di tutte le normative sarà necessario:

• Avere accesso ai titoli di partecipazioni che concorreranno all’assegnazione dei premi;
• Verificare l’idoneità di tutte le partecipazioni acquisite;
• individuare il corretto referente – notaio o responsabile della tutela del consumatore e della fede pubblica – da interpellare e coinvolgere per assistere e supervisionare alle diverse fasi dell’assegnazione dei premi.

Se il concorso a premi prevede una assegnazione automatica dei premi per effetto di un meccanismo di instant win, ai fini del rispetto della normativa, occorrerà sottoporre gli elenchi dei vincitori insieme ai comprovanti della consegna dei premi ai funzionari della tutela della fede pubblica, almeno in sede di chiusura.

La consegna dei premi 🎁

Fin dal concepimento e messa a terra del concorso, si dovrà iniziare a organizzare la consegna dei premi, ragionando sugli aspetti logistici di reperimento, di imballaggio e di consegna del premio.

Andranno individuate le modalità più corrette per riuscire a rendere disponibili i premi entro e non oltre i 180 giorni di tempo previsti dalla normativa ma anche nel rispetto delle scadenze di utilizzo dei premi stessi.

I biglietti di un evento o di un viaggio organizzato, ad esempio, dovranno essere consegnati tenendo bene in considerazione la data di svolgimento e i tempi tecnici necessari ai consumatori per poterne fruire agevolmente.

Comunicazione e cura del consumatore 💬

In contemporanea a tutto ciò si dovrà aver cura di rispondere alle richieste dei consumatori, chiarendo le domande o i dubbi di volta in volta sollevati e ovviamente coordinare le campagne di comunicazione che dovranno essere coerenti con gli obiettivi della iniziativa.

Come organizzare il concorso a premi perfetto

Il tocco in più per un risultato perfetto? L’esperienza e la passione delle persone che lavorano nel settore, e che tutti i giorni sperimentano, approfondiscono il procedimento e valutano il risultato finale per raggiungere livelli qualitativi sempre più elevati.

Affidarsi ad una agenzia specializzata in concorsi a premi in Italia e all’estero come Promosfera vi permette di ottenere tutto questo in ogni singolo concorso a premio.

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