La procedura di chiusura di un concorso a premi: attenzione a non trascurarla

L’asticella dell’attenzione verso la procedura di chiusura si è alzata: presta le necessarie risorse anche a questa fase dei tuoi concorsi

La procedura di chiusura di un concorso a premi richiede la stessa attenzione delle fasi precedenti. La legge stabilisce con chiarezza gli obblighi relativi alla chiusura, e trascurarli potrebbe comportare rischi legali. Assicurati di destinare le risorse necessarie per gestire questa fase con la massima precisione.

La procedura di chiusura di un concorso a premi non va trascurata

Che la fase di progettazione e realizzazione sia sempre quella più entusiasmante e coinvolgente e quella sulla quale ci concentriamo dando il massimo, accade un po’ per tutte le cose della nostra vita e, quando il risultato è stato raggiunto, viene naturale perdere un po’ l’interesse per le fasi finali.

Così accade per i concorsi a premi per i quali, spesso, si tende a trascurare tutto quello che si dovrebbe fare dopo la assegnazione dei premi, in particolare la verbalizzazione della chiusura e l’invio della stessa al Ministero.

Ma, attenzione: la procedura di chiusura di un concorso a premi è un obbligo esplicitamente previsto e normato dalla legge. Questa fase non è assolutamente di minor importanza rispetto a tutte le fasi preliminari dal punto di vista degli adempimenti.

Cosa dice la normativa

E’ il DPR 430/01 che, all’art. 9 cita espressamente che “il notaio o il funzionario verifica la prestazione della cauzione e attesta l’autenticità delle firme apposte sulle dichiarazioni dei soggetti delegati a rappresentare le ditte promotrici, relative all’effettiva consegna dei premi ai vincitori e alla eventuale devoluzione degli stessi alle organizzazioni non lucrative di utilità sociale” e che specifica che “Il notaio o il responsabile della tutela del consumatore e della fede pubblica redige processo verbale” e, sempre il DPR 430/01 all’art. 7 esplicita che tale processo verbale di chiusura deve essere trasmesso al Ministero.

 Perché è importante la procedura di chiusura

Questo passaggio è fondamentale:

• per il rispetto della legge, perché solo mediante il procedimento di chiusura si completano correttamente gli adempimenti richiesti dalla normativa;
• per poter rientrare in possesso delle somme vincolate a garanzia del montepremi, in particolare nei casi di ricorso alle formule della cauzione e della fidejussione cumulativa. Solo, infatti, mediante il verbale di chiusura e del suo invio al Ministero, si attiva il conto alla rovescia dei giorni necessari per poter svincolare le somme e incamerare le cauzioni o riaccreditare gli importi.

Il nostro consiglio: non aspettare!

La difficoltà della procedura di chiusura di un concorso a premi, in alcuni casi, sta nel reperimento della documentazione che attesta l’avvenuta consegna dei premi.
Questa fase può essere particolarmente difficoltosa rallentando, di conseguenza, tutta la procedura.

Il nostro consiglio è quello di non rimandare ma di provvedere il più presto possibile alla raccolta del materiale probatorio quando sono ancora freschi tutti gli accadimenti del concorso in modo da procedere velocemente alla preparazione della documentazione per la chiusura e all’invio della pratica al Ministero competente.

Come avviene la procedura di chiusura di un concorso a premio

Ecco quello che devi fare per adempiere a quanto stabilito dalla nostra normativa

#1 Raccogli la documentazione necessaria

Per la pratica di chiusura devi raccogliere tutte le prove dell’avvenuta consegna dei premi ai vincitori.

I documenti che servono, ai fini probatori, sono le lettere di liberatoria firmate dagli stessi vincitori e/o i tagliandi di postalizzazione.

Se i premi messi in palio sono intangibili dovrai presentare le prove di invio elettronico oppure eventuali prenotazioni di viaggi o eventi.

Nel caso in cui i premi in palio siano stati di piccola entità oppure -per fondati motivi –  non sia possibile ottenere la documentazione necessaria della avvenuta consegna, dovrai presentare una dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante che tutti gli aventi diritto hanno effettivamente ricevuto quanto hanno vinto.

#2 Prepara il verbale con il funzionario

Una volta che avrai raccolto tutta la documentazione probatoria per redigere il verbale di chiusura dovrai recarti dal funzionario della tutela della fede pubblica presso la Camera di Commercio Industria Agricoltura e Artigianato competente per territorio oppure da un Notaio.

Nel verbale di chiusura dovrai presentare un riepilogo del tuo concorso a premi, dei premi consegnati ai vincitori o alle riserve e dei premi devoluti.

#3 Invia il prema di chiusura

Infine, dovrai compilare e inviare il modello ministeriale ‘prema CO2’ allegando il verbale di chiusura e tutti le altre informazioni richieste.

Solo dopo l’invio di questo modello al Ministero competente si potrà considerare concluso il concorso e potrai ottenere che la tua cauzione o l’importo della fidejussione cumulativa siano svincolati.

Hai dubbi o domande sulla procedura di chiusura del tuo concorso a premi? Contattaci subito!